Accidental project manager (APM) atau Proyek manager yang tidak sengaja

Accidental project manager (APM) atau Proyek manager yang tidak sengaja

Didalam konteks manajemen proyek terdapat istilah Accidental project manager (APM) atau Proyek manager (PM) yang tidak sengaja. Arti “tidak sengaja” disini mengandung makna tersendiri untuk diketahui dan dipahami. APM tercipta atau ada disebabkan karena kurangnya personel dalam tim dari sisi jumlah atau keahlian sehingga diperlukan seseorang yang dipilih menggunakan metode ad-hoc untuk mengisi posisi manajer proyek dan  mengimplementasikan proyek besar/kecil (Orfano and Slaght, 2016). APM memiliki perbedaan dengan PM pada umumnya, seperti tabel dibawah:

Tabel 1 Perbandingan PM biasa dengan APM (Bourne, 2005)

Isu	APM	PM umum
Pendidikan	Teknis: teknik atau ‘hard’ science	Area proyek: manajemen, teknik, fungsional
Masuk ke manajemen proyek	Tidak disengaja	Direncanakan, melalui kualifikasi
Keinginan berkembang	Kembali ke bidang teknis	Tetap dalam manajemen proyek
Pendidikan lanjut	Tidak diketahui, kemungkinan masalah teknis	Manajemen proyek
Pandangan tentang manajemen proyek	Sesuatu yang tidak diinginkan dalam karir	Menarik, menantang, bermanfaat, progresif terhadap tugas
Orientasi tujuan profesional	Khusus di teknis	Umum, tingkat manajerial yang berkemajuan
Pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan	Manajerial teknis yang rinci dan mendalam,	Umum, ruang lingkup luas, manajemen proyek profesional

APM biasanya memiliki latar belakang teknis, insinyur, programmer, analis sistem, keahlian di bidang TI atau berasal dari latar belakang yang berhubungan dengan fungsionalitas seperti manajer penjualan atau manajer sumber daya manusia. Sebaliknya, PM umum biasanya adalah yang memiliki pendidikan manajemen proyek formal dan memiliki keterampilan manajemen dan organisasi. PM umum juga mungkin memiliki pengetahuan yang berkaitan dengan fungsi, fitur atau industri dari proyek (Bourne, 2005). Oleh karena itu dibutuhkan beberapa point penting bagi orang yang ditunjuk sebagai APM agar bisa memimpin proyek sesuai dengan yang ditargetkan, contohnya sebagai berikut:

a.     Leadership traits / Karakter kepemimpinan

Didalam literatur manajemen umum menunjukkan bahwa gaya kepemimpinan dan kompetensi manajer adalah kunci keberhasilan kinerja dalam bisnis, dan banyak penelitian telah mengkonfirmasi korelasi antara kepemimpinan dan kinerja perusahaan (Turner and Müller, 2005). Inti dari kepemimpinan terletak pada kemampuan untuk mengontrol bawahan untuk bekerja sesuai dengan tugas dan porsinya masing-masing. Pendekatan kepemimpinan harus disesuaikan dengan situasi. Pemimpin terburuk adalah yang tidak menyadari atau tidak peduli pada apa yang dipimpin (Pinto and Kharbanda, 1995). Menurut (Kumar, 2009) beberapa masukan sebagai APM yang ideal adalah :

1.     Mampu memberikan memotivasi untuk mencapai visi perusahaan dan menginspirasi anggota tim agar melakukan yang terbaik dalam menyelesaikan pekerjaan dengan sungguh-sungguh berkontribusinya di proyek.

2.     Berupaya membangun tim agar bisa saling membantu untuk mencapai tujuan.

3.     Mampu bernegosiasi, memahami dan mengkomunikasikan setiap aspirasi atau masalah yang dihadapi anggota tim. Dengan begitu AMP menciptakan lingkungan proyek berintegritas ​​dan terbuka dalam kemampuan berkomunikasi.

4.     Berkenan mendengarkan memahami dan mempertimbangkan pendapat anggota tim sebelum membuat keputusan dalam tim.

5.     Mengajak anggota tim proyek dan pemangku kepentingan lain untuk berkolaborasi dan bekerja sama menuju tujuan proyek.

b.     Soft skills / keterampilan interpersonal

Keterampilan interpersonal yang sangat baik atau soft skill adalah syarat yang diperlukan untuk sukses sebagai APM. Beberapa penelitian berpendapat bahwa keterampilan/soft skill dapat diajarkan dan dipelajari daripada keterampilan yang bersifat bawaan lahir (Gillard, 2009). Soft skill seperti kemampuan berkomunikasi, bernegosiasi, keterampilan memimpin, membimbing, mempengaruhi tim, manajemen waktu diperlukan saat membuat keputusan (Krauss, 2012; Troukens, 2013).

Perlu dipahami bahwasanya soft skill tidak mudah dipelajari dan diukur seperti hard skill yang bisa nilai secara langsung. Kecenderungan orang teknis adalah enggan dan mengesampingkan soft skill sebagai sesuatu yang tidak perlu karena tidak nampak. Sebagai APM haruslah siap dan bersedia belajar untuk meningkatkan soft skill dengan membuka diri berkomunikasi dengan orang lain, mengikuti pelatihan karena menjadi hal yang wajib dimiliki oleh seorang proyek walaupun berasal dari orang teknis.

c.     Technical expertise / keahlian teknis

Pada organisasi bidang TI, APM tentunya tidak bisa menghindari keterlibatannya dengan sisi teknis maupun fungsional lainnya. Karena APM yang memimpin dari awal bagaimana suatu proyek mulai dikerjakan hingga didokumentasikan baik dari sisi teknologi maupun manajemen. Keahlian teknis disini bisa diartikan bagaimana seorang yang dipilih sebagai APM memiliki pengetahuan atau keahlian dalam bidang software, hardware, configurasi disamping keterampilan soft skill. Menurut (Gillard, 2009) keahlian teknis untuk menyelesaikan tugas yang memenuhi standar kinerja serta sesuai dengan waktu dan biaya yang direncanakan sangat berpengaruh pada keberhasilan proyek. Keahlian atau pengetahuan teknis AMP harus terus ditingkatkan dengan cara terus belajar, mengikuti seminar, workshop atau dengan membaca artikel dari jurnal ilmiah atau buku.

Dengan memiliki kemampuan teknis, seorang APM akan lebih bijaksana dalam memberikan tugas dan tanggung jawab kepada bawahannya sesuai dengan kompetensi di bidangnya masing-masing. Sebab dengan demikian para bawahan khususnya bidang teknis akan merasa siap dan peduli karena diberi kepercayaan oleh orang yang ahli di bidang teknis. Selain itu dengan memiliki kemampuan di bidang teknis, AMP dapat lebih langsung melakukan evaluasi dan penilaian terhadap proses, metode atau hasil teknis yang dikembangkan dalam proyek.

d.     Complexity / kompleksitas

Pada lingkup proyek TI yang besar terdapat tingkat kemajemukan yang besar pula. Hal ini disebabkan oleh banyaknya komponen berbeda (software, hardware, human, finance ) yang harus saling melengkapi untuk mencapai tujuan yang sama yaitu memberikan hasil proyek yang memuaskan. Dimulai dari tim yang jumlahnya besar dan terdiri dari berbagai disiplin, berbagai organisasi, dan bisa saja tersebar di berbagai lokasi. Perbedaan versi software dan bermacam konfigurasinya. Ketersediaan hardware dan segala kelengkapannya, semua berkaitan dengan anggaran keuangan untuk bisa mengcover semuanya. Lingkungan yang kompleks akan menghadirkan fungsi komunikasi yang tinggi. Untuk itu APM harus memahami kondisi dan membuka diri untuk menerima pendapat orang lain (Gillard, 2009). Pemahaman terhadap kompleksitas sangat dibutuhkan karena berhubungan dengan langkah dalam mengambil keputusan. AMP bisa memetakan semua bagian proyek, memecahnya menjadi beberapa prioritas, menentukan anggota tim yang tepat untuk menhandle, dan terus mengontrol keseluruhan proyek.

Reference:

Bourne, L. (2005) The Accidental Project Manager. Available at: https://mosaicprojects.com.au/PDF_Papers/P036_The_Accidental_PM.pdf (Accessed: 19 January 2019).

Gillard, S. (2009) ‘Soft Skills and Technical Expertise of Effective Project Managers’, Issue s in Informing Science and Information Technology, 6. Available at: http://iisit.org/Vol6/IISITv6p723-729Gillard599.pdf (Accessed: 19 January 2019).

Krauss, B. R. (2012) The Accidental Project Manager. Available at: www.pmi.org/~/media/PDF/Home/PMJDec2010_ACCIDENTAL.ashx (Accessed: 19 January 2019).

Kumar, V. S. (2009) Essential Leadership Skills for Project Managers. Available at: https://www.pmi.org/learning/library/essential-leadership-skills-project-managers-6699 (Accessed: 20 January 2019).

Orfano, S. and Slaght, G. (2016) The Accidental Project Manager. Available at: https://tspace.library.utoronto.ca/bitstream/1807/93064/1/IFLA_OrfanoSlaght_AccidentalPM.pdf (Accessed: 19 January 2019).

Pinto, J. K. and Kharbanda, O. P. (1995) ‘Lessons for an accidental profession’, Business Horizons, 38(2), pp. 41–50. doi: 10.1016/0007-6813(95)90054-3.

Troukens, K. (2013) Sharpen your Soft Skills in this Workshop of Underestimated Project Management Tools. doi: 10.1016/j.jacc.2008.12.079.

Turner, J. R. and Müller, R. (2005) ‘The Project Manager’s Leadership Style as a Success Factor on Projects: A Literature Review’, Project Management Journal, 36(2), pp. 49–61. doi: 10.1177/875697280503600206.